دفاتر الحضور والانصراف من الالف الي الياء
جمال علام
بحث هام عن دفاتر الحضور والانصراف من الالف الي الياء
نرد علي اصحاب اختراع انتهاء العمل بهم في 30/6 من كل عام
وضرورة عمل محاضر فتح وغلق في عدة نقاط
(1) دفاتر الحضور والانصراف دفاتر ادارية ذات طابع مالي وليست مالية
(2) الوزارة لم تقم بطبعها وقد تختلف طبعتها من محافظة لآخري منها من يحتوي
علي خانة لساعة الحضوروالانصراف ومنها من يحتوي علي خانتي الحضور والانصراف فقط
(3) لم يرد نص قانوني او كتاب دوري صادرمن الجهاز المركزي للتنظيم والادارة
يوجب ضرورة غلق دفاتر الحضور مع نهاية السنة وضرورة عمل محاضر فتح وغلق لهم
(4) الدفاتر والاوراق ذات القيمة ذكرت باللائحة المالية بالمواد من حتي
وشرطيها ان توافق وزارة المالية علي طبعها واستعمالها
وان تطبع بمطابع الهيئة العامة لشئون المطابع الاميرية
(5) الدفاتر ذات القيمة ذكرت بلائحة المخازن بالمواد من (286) الي (294) من
بداية الصرف حتي التسليم للمخازن والصرف
من المخازن وكيفية الارجاع بعد انتهاء العمل حتي الاجراءات الواجب اتخاذها عند
الفقد او السرقة جميعها لم تتعرض الي ضرورة عمل محاضر الفتح او الغلق نهائيا
(6) الدفاتر التي تمسك لقيد العمليات الحسابية بالحسابات ذكرت باللائحة
المالية وكيفية العمل بها لم يذكر بها ضرورة عمل محاضر فتح وغلق
(7) المادة (632) تحديدا
(7) نص اللائحة المالية يجب العناية بحفظ دفاتر الحسابات المنتهية مع اتباع
نصوص لائحة المحفوظات بشأنها وتتحقق العناية المطلوبة باتباع الاجراءات الآتي
........الخ .لم تتم الاشارة الي وجوب عمل محاضر فتح وغلق
8- السلفة المستديمة :
طريقة العمل بها ذكرت تفصيلا باللائحة المالية لم تتم الاشارة الي عمل
محاضر فتح وغلق نهائيا للدفتر
(9) نص المادة (447) من اللائحة المالية
يجب عند استلام دفتر ذات القيمة جديدة ختم الدفاتر الجديدة بختم الجهة التي
تسلمتها وذلك بقصد منع محاولة استعمال احد القسائم بجهة اخري في حالة سرقتها .....
الخ لم توجب عمل محضر فتح وغلق
(10) نص المادة (450) من اللائحة
المالية علي كل مستلم دفتر من هذه الدفاتر أن يقر علي ظهر أول قسيمة ثابتة من
الدفتر أنه استلم الدفتر المذكور كاملا...... لم توجب عمل محضر فتح وغلق
(11) كتاب دليل المدرسة للآعمال
المالية والادارية
الصادر عن وزارة التربية والتعليم في 1979 باب واجبات واختصاصات ادارة
المدرسة لم يرد نص عن انتهاء دفاتر الحضور والانصراف بانتهاء السنة ولم يرد
ذكرمحاضرالفتح والغلق نهائيا لآي سجل من سجلات المدرسة
(12) كتاب دليل التوجيه المالي
والاداري
الصادر عن وزارة التربية والتعليم في 1976وهو يعلم الموجه المالي كيفية
التفتيش علي المدارس واقسام المديرية والادارات التعليمية لم يتعرض نهائيا لربط دفاتر الحضور والانصراف
بانتهاء السنة ولم يذكر كلمة محاضر فتح وغلق لآي من الدفاتر
(13) دفاتر68 تطبعه الوزارة في الغالب وهي مقسمة علي 12 شهر بعدد شهور
السنة تنتهي صلاحيته بانتهاء السنة سواء الميلادية سابقا او المالية حاليا وهو
المفصل لمجمل دفاتر الحضور ويتم تفريغ جميع انواع الاجازات به وضع ورعاية طفل ومرضي واعتيادي وعارضة والتأخير
ان وجد والاستئذان وخط السير منها الانتداب للامتحانات والاشتراك بلجان
المشتريات والتدريب......... الخ
وهو مقسم لخانات منها الدقيقة والساعة واليوم والشهر
(14) السبب في اختراع ضرورة عمل محاضر وفتح لدفاتر الحضور والانصراف واغلاق
الدفاتر بانتهاء السنة استرشادا بدفاتر 68 بعض الزملاء بالمتابعة ومع عدم اهتمام
البعض بالتوجيه المالي لم يتمكن من الرد بالحجة ليوقفه وهذا خارج عن تخصص المتابع لان هذه الموضوعات من فنيات التوجيه المالي
(15) البعض يتمادي ويطالب بمحاسبة
ادارة المدارس علي محاضر فتح وغلق دفتر 68 واغلبية السجلات بالمدرسة حتي ان البعض
يطلب من المعلم عمل محضر فتح لكشكول التحضير مما يتسبب في الظلم للبعض ويحال كثير
منهم الي التحقيق دون سند او خطأ ارتكبه
(16) حاليا المدارس تعاني من فقر مالي مضجع قد لاتجد ادارة المدارس تمويل مالي يغطي الحد الادني من المتطلبات
اليومية فكيف بنا نصدر تعليمات بضرورة بداية السنة الجديدة بدفاتر حضور وانصراف
جديدة
(17) هل تعلم ان بعض المدارس الكبيرة منها مدارس التعليم الفني التي يتراوح
عدد العاملين بها من 200 الي 500 موظف كم دفتر يستخدم وكم تكلفته وهذه المدارس
تحتاج الي دفاتر كبيرة تطبع خصيصا وبتكلفة مالية كبيرة كيف تطلب منها غلقها بعد انتهاء
السنة واين غرف الحفظ التي تسعها سنويا حتي تنتهي مدة حفظها
(18) الدفتر الوحيد الذي يجب عند انتهاء العمل به عمل محضر غلق هو 3 مخازن
حكومة (118 ع ح ) لانه دفتر مستديم ليس له
مده استخدام معينة ولامدة حفظ معينة يظل يستخدم حتي تنتهي الصفحات ويظل محفوظ بالمدرسة
طالما كانت تعمل الي ماشاء الله طبقا للائحة المحفوظات والمحضر لايكتب فقط لكن
تشكل لجنة تتولي نقل الارصدة من الدفتر القديم الي الجديد وتكتب امام كل صنف عبارة (نقل الي الدفتر
الجديد صــ ) وتوقع امام كل صنف بالملاحظات وتفتح دفتر جديد تنقل الارصدة من الدفتر وتكتب امام كل صنف عبارة ( منقول من الدفتر
القديم صـــ) وترفق صورة من تشكيل اللجنة
بجلد الدفتر من الداخل
(19) اذا كان من الواجب عمل محاضر
فتح وغلق للدفاتر كان الاولي الدفاتر المالية وسجلات الوحدات الحسابية لآهميتها
(20) هل تعلم لماذا لم يطالب احد بوجوب عمل محاضر فتح وغلق بها للآسباب
التالية:
1-الدفاتر المالية بعيدة عن تخصص المتابع وليس من اختصاصه السؤال عنها
ومنها علي سبيل المثال وليس الحصر 1 مخازن
حكومة و3 مخازن حكومة و4 مخازن حكومة و33
ع ح و37 ع ح و123 ت ت ودفتر السلفة المستديمة لذلك هولايراها ولو رأها ربما طالب
بذلك
2- السجلات بالوحدات الحسابية طبقا للقانون واللائحة المالية لايتم الاطلاع
علي المستندات او التفتيش عليها الا عن طريق التفتيش المالي بالمالية واعضاء
الجهاز المركزي للمحاسبات لذلك لايحق لهم
مجرد الرؤية فلم يطلبوا ذلك
ختاما:
(1) لو كان ماينادي به بعض الزملاء من المتابعه ونحن نحترمهم وبعض الزملاء
بالتوجيه المالي الذين ساروا خلفهم صحيحا لطالب به الجهاز المركزي للمحاسبات من
خلال تفتيشه لجميع الوزارات وكذلك مديريات التنظيم والادارة لهم الحق في التفتيش
علي شئون العاملين بالوزارات ومنها دفاتر الحضور والانصراف
(2) لم نطلع علي مناقضة سواء من الجهاز المركزي للمحاسبات او مديريات
التنظيم والادارة تشير الي وجوب اغلاق دفاتر الحضور والانصراف بانتهاء السنة او
عمل محاضر فتح وغلق لها
(3) من خلال فترة عملنا بالتوجيه المالي
واصدرنا كثير من النشرات لم نطالب بغلق دفاتر الحضور بانتهاء السنة سواء الميلادية سابقا او المالية حاليا ولم
نسأل عن محاضر الفتح والغلق لاي من الدفاتر نهائيا ولو كان ذلك صحيحا لكن الاولي
عمل محاضر فتح وغلق للدفاتر المالية والمخزنية لانهاذات القيمة والاهمية
